In den meisten Unternehmen mit Microsoft 365 ist Power Automate längst vorhanden. Genutzt wird es von zwei oder drei Leuten, die sich selbst eingearbeitet haben. Ihre Flows laufen unter ihrem persönlichen Konto, niemand sonst weiß, was sie tun, und wenn jemand das Unternehmen verlässt, steht die Rechnungsfreigabe still.
Gleichzeitig gehen Anträge, Freigaben und Ablagen weiter per E-Mail hin und her. Die Fachabteilungen wissen genau, was sich automatisieren ließe. Ihnen fehlen das Handwerk und die Erlaubnis.
Power-Automate-Schulung für Ihr Unternehmen
Die Power-Automate-Schulung von Specialty Tokens setzt bei beidem an: mehr Leute, die Prozesse automatisieren können, und Regeln, unter denen das sicher geht. Vorab klären wir mit Ihrer IT, in welcher Umgebung gebaut wird, welche Datenrichtlinien (DLP) gelten und welche Konnektoren freigegeben sind. Dann arbeiten die Teilnehmer an Ihren Abläufen: dem Antrag, der heute als Anhang kommt, der Freigabe, auf die jemand wartet, der Liste, die jeden Freitag von Hand gepflegt wird. Geschult wird inhouse, auf Deutsch oder Englisch, für Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse und auf Wunsch mit einem eigenen Termin für die IT.
Was in Power Automate wofür taugt
| Baustein | Wofür | Voraussetzung (laut Microsoft, Stand Oktober 2026) |
|---|---|---|
| Automatisierter Cloud-Flow | Startet bei einem Ereignis, etwa einer neuen E-Mail oder einem neuen SharePoint-Eintrag | Microsoft-365-Lizenz reicht für Standard-Konnektoren; Premium-Konnektoren brauchen Power Automate Premium |
| Geplanter Cloud-Flow | Läuft zu festen Zeiten, etwa der Wochenbericht am Freitag | wie oben |
| Sofortiger Cloud-Flow | Startet per Schaltfläche, etwa eine Genehmigung in Teams | wie oben |
| Desktop-Flow (RPA) | Bedient Windows-Anwendungen und Webseiten über die Oberfläche, für Systeme ohne Schnittstelle | Power Automate für Desktop unter Windows; lokal mit Arbeitskonto kostenlos, Start aus Cloud-Flows mit Premium, unbeaufsichtigt mit Process-Lizenz |
| Copilot in Power Automate | Flow in natürlicher Sprache beschreiben und verfeinern | Neuer Designer, Arbeitskonto, verfügbare Region oder Freigabe durch den Admin; derzeit nur Englisch |
| KI-Aktionen (AI Builder, Prompts) | Dokumente auslesen, E-Mails einordnen, Texte zusammenfassen | Verbrauchen Guthaben: AI-Builder-Credits oder Copilot Credits |
Für Ihre Planung wichtig: Die AI-Builder-Credits, die in Lizenzen wie Power Automate Premium enthalten sind, entfernt Microsoft am 1. November 2026. Danach laufen KI-Aktionen über Credits aus dem Add-on oder über Copilot Credits. Wir klären das vor der Schulung mit Ihrer IT, damit kein Flow im Betrieb an fehlendem Guthaben scheitert.
Typische Inhalte:
- Cloud-Flows: Trigger, Bedingungen, Schleifen und einfache Ausdrücke, gebaut an echten Anlässen.
- Genehmigungen über Teams und Outlook, mit mehreren Stufen, Erinnerungen und Protokoll.
- SharePoint, Outlook, Excel und Teams verbinden, damit Dateien richtig abgelegt und die richtigen Leute informiert werden.
- KI in Power Automate: Flows mit Copilot entwerfen, KI-Aktionen einbauen und eine menschliche Prüfung dort vorsehen, wo es darauf ankommt.
- Desktop-Flows für ältere Anwendungen ohne Schnittstelle, und wann sich das lohnt.
- Betrieb: Fehlerbehandlung, Benachrichtigungen, Miteigentümer und Dienstkonten, damit kein Flow an einer Person hängt.
Power Automate oder Copilot Studio: was ist wofür?
| Power Automate | Copilot Studio | Eigene Integration | |
|---|---|---|---|
| Am besten für | Feste, wiederkehrende Abläufe im Hintergrund | KI-Agenten, mit denen Menschen sprechen | Abläufe über viele Systeme außerhalb von Microsoft |
| Wo es läuft | Microsoft 365: Teams, Outlook, SharePoint | Teams, Microsoft Copilot, Website | Ihre Systeme, direkt oder über unsere zentrale KI-Plattform |
| Abrechnung | Lizenz pro Nutzer oder pro Flow | Nach Verbrauch; Agent-Flows ohne Power-Automate-Lizenz | Projekt, keine Gebühren pro Nutzer an uns |
| Grenzen | Premium-Konnektoren kosten extra | Agent-Flows ohne Miteigentümer, keine Desktop-Flows | Braucht Entwicklungsarbeit |
| Passt nicht, wenn | Jemand eine Frage stellen statt einen Ablauf starten will | Der Ablauf immer gleich ist und keiner mit ihm reden muss | Der Ablauf ganz in Microsoft 365 bleibt |
Oft ist die Antwort beides: Ein Agent in Copilot Studio nimmt die Anfrage an, ein Cloud-Flow erledigt die Arbeit. Eine eigene Integration, die wir mit Ihnen bauen, lohnt sich erst, wenn ERP, CRM und Fachanwendungen außerhalb von Microsoft im Spiel sind oder KI-Agenten den Ablauf steuern. Für den Alltag in Word, Excel, Outlook und Teams ist die Copilot-Schulung der bessere Einstieg.
Welches Schulungsformat passt?
Specialty Tokens ist einer der Anbieter und hat diese Seite geschrieben. Deshalb fair:
- Offene Kurse bei IT-Trainingsanbietern: stark bei Grundlagen, festen Terminen und Kursen nach Microsoft-Curriculum. Passt, wenn einzelne Personen das Werkzeug lernen sollen. Passt nicht, wenn ein Team an eigenen Prozessen unter eigenen Regeln bauen soll.
- Microsoft Learn im Selbststudium: kostenlos, aktuell, gut für Motivierte. Passt nicht, wenn Governance und Zusammenarbeit mit der IT das eigentliche Problem sind.
- Inhouse bei Specialty Tokens: stark bei echten Prozessen, KI im Flow und Regeln, die vorab mit der IT stehen. Passt nicht, wenn nur eine Person die Grundlagen braucht.
Vom Workshop zur Fähigkeit im Haus
Bei TimeTac hat das Marketing- und Growth-Team nach einem Enablement-Workshop seine Abläufe selbst automatisiert, nicht mit Power Automate, sondern auf einer internen KI-Plattform, und ohne Entwickler im Team: zehn Automatisierungen live, 117 Durchläufe in drei Wochen, 54 davon ohne Zutun. Das Muster gilt auch für Power Automate: Die Leute, die den Prozess kennen, bauen selbst.
Soll daraus eine dauerhafte Fähigkeit werden, bildet das KI-Champions-Programm Freiwillige aus den Abteilungen aus. Alles, was in der Schulung entsteht, gehört Ihnen. Die Schulung ist Teil unseres Angebots zur KI-Schulung für Unternehmen. Erzählen Sie uns über Kontakt, welche Abläufe noch von Hand laufen.
